Un’app di centralino su smartphone, spesso chiamata softphone, permette di usare il cellulare come interno del sistema telefonico aziendale. È utile soprattutto per chi lavora fuori sede o in mobilità, ma non sostituisce automaticamente un telefono IP o un cordless in ogni situazione.
Come funziona un’app di centralino su smartphone
L’app si collega al centralino tramite Internet e permette di effettuare e ricevere chiamate con il numero aziendale. In base alla piattaforma può inoltre offrire rubrica, trasferimento di chiamata, presenza degli utenti e accesso ad altre funzioni del PBX.
Per funzionare bene servono soprattutto:
- connessione Wi-Fi o mobile stabile;
- configurazione corretta dell’account;
- gestione affidabile delle notifiche push;
- smartphone aggiornato e con risorse adeguate;
- centralino configurato per l’accesso remoto.
Affidabilità: da cosa dipende
La qualità di una chiamata VoIP su smartphone dipende dalla rete utilizzata. In presenza di copertura instabile possono comparire ritardi, audio irregolare o interruzioni.
Anche il sistema operativo incide: le funzioni di risparmio energetico possono limitare le applicazioni in background e interferire con la ricezione delle chiamate. Per questo, in un contesto professionale, è importante verificare il comportamento reale dell’app sui dispositivi utilizzati.
Smartphone aziendale o personale
Prima di utilizzare il cellulare come interno telefonico conviene decidere se l’app verrà installata su dispositivi aziendali o personali.
Un dispositivo aziendale permette un maggiore controllo su aggiornamenti, configurazione e sicurezza. Su un telefono personale occorre invece tenere conto della separazione tra uso privato e professionale, delle policy aziendali e dell’affidabilità del dispositivo.
Sicurezza
Un softphone espone il servizio telefonico su una rete dati e deve quindi essere configurato con criteri adeguati di sicurezza.
Tra le misure da valutare:
- credenziali robuste;
- cifratura del traffico, quando supportata;
- limitazione degli accessi non necessari;
- aggiornamento dell’app e del sistema operativo;
- protezioni del centralino contro tentativi di registrazione e accesso anomalo;
- possibilità di revocare rapidamente l’accesso in caso di smarrimento del dispositivo.
Smartphone o telefono IP?
Le due soluzioni rispondono a esigenze diverse.
| Smartphone con softphone | Telefono IP |
|---|---|
| Adatto alla mobilità | Adatto alla postazione fissa |
| Usa Wi-Fi o rete mobile | Usa normalmente la rete aziendale |
| Dipende da batteria e gestione delle app in background | Rimane collegato e disponibile in modo continuativo |
| Può evitare un dispositivo telefonico aggiuntivo | Offre tasti dedicati e un uso più immediato |
| Utile fuori sede e in smart working | Utile per reception, uffici e postazioni con molte chiamate |
Per chi riceve molte telefonate alla scrivania, il telefono IP può essere più pratico. Per commerciali, tecnici, consulenti e personale in movimento, l’app è spesso molto utile.
Una configurazione mista
In molte aziende non è necessario scegliere un solo dispositivo. Lo stesso utente può avere, in base alla piattaforma utilizzata, telefono IP, softphone su PC e app sullo smartphone.
Il centralino può essere configurato per far squillare più dispositivi oppure per applicare regole diverse in funzione dell’orario e della disponibilità dell’utente.
Questo approccio permette di usare il dispositivo più adatto al contesto senza cambiare numero aziendale.
Quando ha senso usare l’app
L’app su smartphone è particolarmente utile quando:
- il personale lavora spesso fuori sede;
- si utilizza lo smart working;
- occorre mantenere il numero aziendale anche in mobilità;
- il volume di chiamate non richiede una postazione telefonica dedicata;
- si desidera affiancare lo smartphone al telefono fisso.
La scelta va fatta considerando copertura di rete, volume di chiamate, sicurezza e modalità di lavoro degli utenti.