Un’azienda con più sedi può gestire la telefonia con sistemi separati oppure utilizzare un’unica piattaforma per collegare filiali, uffici e personale remoto. La seconda soluzione semplifica soprattutto gestione, numerazioni, trasferimenti e configurazione degli utenti.
Come funziona un centralino per aziende multisede
Con un sistema VoIP centralizzato, gli utenti delle diverse sedi appartengono allo stesso piano di numerazione interno. Un collega di Milano può quindi trasferire una chiamata a un interno di Bergamo o a un utente in smart working come se facesse parte dello stesso ufficio.
La piattaforma può essere in cloud oppure, in base ai requisiti, installata su infrastruttura dedicata.
Funzioni utili in un’organizzazione multisede
Le esigenze più frequenti sono:
- interni condivisi tra sedi;
- trasferimento delle chiamate tra filiali;
- gruppi di risposta distribuiti;
- gestione centralizzata di orari, IVR e deviazioni;
- numerazioni geografiche differenti sullo stesso sistema;
- rubrica aziendale comune;
- app e softphone per personale remoto;
- report e log centralizzati.
Una singola piattaforma riduce il numero di configurazioni indipendenti da mantenere.
Numerazioni e sedi
Un’azienda può avere più numeri geografici e instradarli verso sedi, reparti o gruppi diversi. Questo permette, ad esempio, di mantenere numeri già conosciuti dai clienti oppure di associare numerazioni diverse a territori differenti.
La portabilità dei numeri esistenti va verificata con il fornitore e pianificata prima della migrazione.
Cloud e sistemi locali a confronto
| Aspetto | Sistemi separati per sede | Piattaforma centralizzata |
|---|---|---|
| Configurazione | Gestita per singola sede | Gestita da un unico sistema |
| Interni tra sedi | Dipende dai collegamenti tra centralini | Appartengono allo stesso piano interno |
| Nuovi utenti | Configurazione locale | Configurazione centralizzata |
| Smart working | Richiede soluzioni aggiuntive | Può essere previsto nativamente |
| Report | Separati | Centralizzati |
| Integrazioni | Da replicare sulle varie sedi | Gestibili da un’unica piattaforma |
Non esiste però un’architettura valida per ogni azienda. In alcuni casi può essere opportuno mantenere componenti locali o collegamenti dedicati.
Mobilità e smart working
Gli utenti possono utilizzare telefoni IP, softphone su computer o applicazioni mobili. In questo modo un interno può rimanere associato alla persona anziché alla singola scrivania.
È utile per:
- commerciali;
- tecnici;
- responsabili che si spostano tra filiali;
- personale in smart working;
- reparti distribuiti su sedi diverse.
Connettività e continuità operativa
Un progetto multisede deve considerare anche la rete.
È opportuno verificare:
- qualità e stabilità delle connessioni delle varie sedi;
- eventuali connessioni di backup;
- alimentazione protetta di router, switch e telefoni principali;
- modalità di gestione delle chiamate se una sede diventa temporaneamente irraggiungibile;
- ridondanza del centralino, se richiesta.
Centralizzare la telefonia semplifica la gestione, ma rende ancora più importante progettare correttamente connettività e continuità del servizio.
Integrazione con CRM e applicazioni
Una piattaforma centralizzata può essere collegata a CRM, help desk o applicazioni aziendali tramite integrazioni native, API o webhook.
Un’integrazione può, ad esempio, associare una chiamata alla scheda cliente, registrare un evento nel CRM o avviare un flusso applicativo.
Le possibilità dipendono dal centralino e dal software da integrare.
Costi
Il costo dipende soprattutto da:
- numero di utenti e sedi;
- numerazioni e canali contemporanei;
- dispositivi utilizzati;
- funzioni richieste;
- integrazioni;
- livello di assistenza;
- eventuale connettività fornita insieme al servizio.
Il confronto corretto non è quindi solo tra canoni mensili, ma tra il costo complessivo di più sistemi indipendenti e quello di una piattaforma centralizzata.
Come scegliere la soluzione
Prima di progettare il centralino conviene raccogliere alcune informazioni:
- Quante sedi devono essere collegate?
- Quanti utenti lavorano stabilmente in ciascuna sede?
- Quali numeri telefonici devono essere mantenuti?
- Esistono reparti che devono rispondere per più sedi?
- Ci sono utenti in mobilità o smart working?
- Sono necessarie integrazioni con CRM o altri software?
- Quale livello di continuità operativa è richiesto?
Voice@work e le aziende multisede
Voice@work può utilizzare piattaforme standard oppure soluzioni Asterisk personalizzabili in base alla complessità del progetto.
Per un’azienda multisede questo permette di mantenere semplice la configurazione quando le esigenze sono ordinarie e di ricorrere a integrazioni o logiche personalizzate quando servono realmente.