Un agente AI può rispondere alle telefonate, raccogliere una richiesta e passare la chiamata alla persona più indicata. Collegato ai software aziendali, può anche consultare disponibilità, fissare appuntamenti o registrare informazioni.
Il nostro lavoro è collegare questi elementi: centralino, agente AI e applicazioni aziendali. Ci occupiamo di telefonia e sviluppo software: puoi confrontarti con noi sia sulla gestione delle chiamate sia sull’integrazione con il tuo gestionale.
Puoi partire da un compito circoscritto, per esempio rispondere quando gli operatori sono occupati, e aggiungere altre funzioni dopo aver verificato come lavora l’agente.
Posso integrare l’AI con il centralino che ho già?
Con molti centralini moderni è possibile. Il supporto al protocollo SIP, usato per la telefonia via rete, è un primo elemento da verificare. Occorre poi controllare modello, versione e configurazione del sistema per capire come collegare l’agente e quali funzioni rendere disponibili.
Tra i centralini da prendere in considerazione ci sono Voice@work, Yeastar, 3CX, Wildix, Grandstream e Voispeed. Se utilizzi un altro marchio, possiamo partire da una verifica tecnica.
Un telefono Yealink, Grandstream o Snom sulla scrivania può essere un indizio dell’uso di SIP, ma non basta per confermare la compatibilità dell’intero sistema. Se hai dei dubbi, comunicaci marca e modello del centralino: ti aiutiamo a verificare.
Ad oggi abbiamo già realizzato l’integrazione con diversi centralini basati su Asterisk.
Ascolta un agente AI in azione
Per farti un’idea del dialogo, prova una delle nostre demo telefoniche. Le attività che l’agente potrà svolgere nella tua azienda andranno poi definite e configurate sul tuo caso.
Ascolta l’AI in azione
Prova un agente AI. Basta una chiamata.
Scegli un settore e parla con uno dei nostri agenti demo. Qui sotto trovi uno spunto per iniziare: poi continua con parole tue.
Gestione condomini
Parla con un agente AI nel contesto di uno studio di amministrazione condominiale.
Puoi iniziare così
«Vorrei segnalare un guasto al cancello del condominio.»
Impianti e manutenzioni
Prova una conversazione con l’agente AI di un’attività di impianti e manutenzioni.
Puoi iniziare così
«Ho un problema con l’impianto e vorrei chiedere un intervento.»
Studio medico
Scopri come si svolge una chiamata con un agente AI nel contesto di uno studio medico.
Puoi iniziare così
«Vorrei sapere come prenotare una visita.»
Da cellulare, tocca il pulsante per chiamare. Da un telefono fisso, componi il numero indicato.
Come funziona l’integrazione con il centralino
Il centralino indirizza la chiamata all’agente AI secondo le regole concordate. Può farlo subito, dopo una selezione nel risponditore oppure soltanto quando gli operatori non rispondono o l’ufficio è chiuso.
Dal punto di vista di chi chiama, l’agente ascolta la richiesta e conduce la conversazione. A seconda della configurazione, può:
- raccogliere nome, recapito e motivo della chiamata;
- rispondere usando le informazioni che gli sono state fornite;
- preparare un riepilogo da inviare a un addetto;
- trasferire la chiamata alla persona o al reparto previsto.
Per immaginare il collegamento, puoi pensare all’agente come a un interno dedicato: al posto di una persona risponde l’AI. Il collegamento effettivo viene definito in base al centralino utilizzato.
Si può mantenere il risponditore tradizionale, che indirizza la chiamata all’agente appropriato, oppure affidare all’AI anche il dialogo iniziale per individuare la richiesta. Si possono inoltre prevedere agenti con istruzioni diverse per vendite e assistenza.
La gestione delle chiamate contemporanee va dimensionata: dipende dalla capacità del centralino, dalle linee e dal servizio AI attivato.
Oltre la risposta telefonica: API REST, JSON e gestionali
Per prendere nota di una richiesta è sufficiente impostare il dialogo e la destinazione delle informazioni raccolte. Per consultare un’agenda o modificare un dato nel gestionale, invece, serve un collegamento con quel software.
Qui entrano in gioco le API: interfacce attraverso le quali i programmi possono chiedere informazioni o eseguire operazioni. Per esempio, l’agente può chiedere quali appuntamenti sono disponibili e poi registrare quello scelto dal chiamante.
Per chi segue l’IT: il collegamento può utilizzare API REST con scambio di dati in formato JSON. Verifichiamo le interfacce esistenti e valutiamo gli eventuali componenti da sviluppare. I servizi possono appartenere a un’applicazione aziendale o a un fornitore cloud: l’architettura dipende dai sistemi coinvolti.
Non si tratta quindi soltanto di far parlare l’agente al telefono, ma di definire quali dati può leggere e quali operazioni può eseguire.
Nel caso di una prenotazione medica, per esempio, servono almeno due operazioni:
- Consultare le disponibilità dell’agenda.
- Registrare la prenotazione, verificando che l’orario sia ancora disponibile.
Queste operazioni possono essere esposte dalla stessa API. Se il software non offre le interfacce necessarie, bisogna valutare con chi lo gestisce quali alternative siano praticabili.
Ecco un esempio di integrazione che abbiamo fatto recentemente in un negozio di ortopedia: le persone al banco, in certi momenti della giornata, non riuscivano a rispondere al telefono perché gli addetti erano impegnati con clienti al banco. Questo si traduceva in potenziale perdita di vendite. Assumere più addetti per gestire i momenti di picco non si sarebbe giustificato economicamente. Inoltre sarebbe stato difficile decidere quanti addetti assumere perché i picchi erano occasonali e a volte c’erano anche 3-5 chiamate concorrenti. Abbiamo configurato un agente AI che forniva informazioni essenziali sui prodotti e prendeva nota della richiesta. Per le richieste più pertinenti gli addetti richiamavano il cliente per fornire ulteriori informazioni ed eventualmente concludere la vendita. Il tutto su un centralino Asterisk.
Chi prepara e aggiorna l’agente AI?
Possiamo occuparci noi della configurazione dell’agente e del collegamento al centralino. Il cliente ci aiuta a definire cosa deve fare, quali informazioni deve utilizzare e quando deve passare la richiesta a una persona.
Per attività legate ai tuoi prodotti o alle tue procedure, la conoscenza deve arrivare dalla tua azienda: documentazione, risposte corrette e regole operative. Ti supportiamo nel trasformare queste informazioni in istruzioni utilizzabili dall’agente.
Non devi necessariamente configurarlo in autonomia. Se vuoi occuparti direttamente degli aggiornamenti, mettiamo a disposizione una piattaforma accessibile dal browser e la formazione per utilizzarla. Puoi partire dalla configurazione iniziale e ampliarla con il nostro supporto.
È utile distinguere l’aggiornamento di testi e istruzioni dallo sviluppo di integrazioni con i software: il secondo richiede competenze tecniche e va valutato separatamente.
Nella fase di avvio e affiancamento il cliente ci spiega di cosa si occupa e cosa vuole ottenere dall’agente AI. Noi forniamo i consigli e aiutiamo a capire fino a dove si può spingere l’agente. Per provare l’agente usiamo il nostro portale con domande scritte (testuali) per poi passare ai test vocali chiamando direttamenteu un interno del centralino. Una volta che passano i nostri test chiediamo al cliente di fare delle prove chiamando un numero (o l’interno del centralino) dove risponde l’agente AI. Tutte le conversazioni vengono monitorate. Una volta condotte le prove si mette in produzione e si analizzano i casi veri, con clienti veri e si aggiusta il tiro in base al comportamento dell’agente AI.
Quanto costa?
Il servizio parte da 150 € al mese + IVA, ai quali si aggiungono 0,20 € al minuto + IVA per il dialogo con l’agente.
Per esempio, con un canone di 150 € e 300 minuti di conversazione, il costo è di 210 € al mese + IVA, prima di eventuali costi aggiuntivi di configurazione, consulenza o integrazione.
Le personalizzazioni richiedono una valutazione del lavoro necessario. Per questo il costo di consulenza viene definito dopo aver esaminato le esigenze e i sistemi coinvolti.
Il servizio può essere disdetto in qualsiasi momento con un preavviso di 30 giorni. Puoi quindi utilizzarlo per un mese e valutare se continuare. Eventuale consulenza che è stata abbinata viene interrotta immediatamente assieme al servizio.
Ogni cliente ha una sua workspace: un’area di lavoro (portale via browser). Puoi vedere il dettaglio dei minuti consumati dalla tua workspace.
Domande frequenti
Dubbi prima di partire?
Devo cambiare centralino o numero di telefono?
L’obiettivo è integrare l’agente con il sistema che utilizzi già. Prima verifichiamo la compatibilità del centralino e come gestire le chiamate sul numero attuale. Se vuoi un servizio separato, possiamo valutare anche un numero dedicato.
L'AI può rispondere solo quando siamo occupati o fuori orario?
Sì, è una delle modalità previste. Concordiamo quando deve intervenire e configuriamo l’instradamento delle chiamate in base alle possibilità del centralino.
Che cosa succede se non sa rispondere?
Definiamo prima come deve comportarsi: può raccogliere la richiesta e preparare un riepilogo oppure trasferire la chiamata a un addetto. Va stabilito anche cosa fare quando quell’addetto non è disponibile.
Dobbiamo configurare noi l'agente AI?
Possiamo occuparcene noi. Vi chiediamo di fornire le informazioni sulla vostra attività e di verificare che le risposte siano corrette. Se in seguito volete gestire direttamente gli aggiornamenti, possiamo formarvi all’uso della piattaforma.
Può prendere appuntamenti o lavorare con il nostro gestionale?
È possibile se il software mette a disposizione le funzioni necessarie o se si può realizzare un collegamento adatto. Prima di confermare l’attività, verifichiamo con il vostro referente IT come leggere e aggiornare i dati.
Quali informazioni vengono conservate e per quanto tempo?
Puoi vedere tutte le informazioni conservate dalla tua workspace e sei tu a decidere per quanto tempo verranno conservate. Le conversazioni sia conservate in originale dal tuo centralino (se lo hai configurato) e vengono anche trascritte dall’agente AI. L’accesso a tali informazioni è determinato dagli accessi al centralino e ed alla workspace.
Parliamo del tuo centralino e dei tuoi software
Per una prima valutazione, indicaci marca e modello del centralino, il compito che vorresti affidare all’agente e gli eventuali software da collegare. Se sei il responsabile IT o il consulente che segue l’azienda, possiamo partire direttamente dai requisiti tecnici.