Utilizzo di un softphone da PC: vantaggi, limiti e consigli pratici

Con l’articolo Utilizzo di un softphone da PC: vantaggi, limiti e consigli pratici, esploreremo le soluzioni di telefonia IP di Voice@work. Grazie a questa soluzione è possibile collegarsi ai servizi VoIP utilizzando diversi dispositivi: telefoni fissi, cordless IP, applicazioni per smartphone e, naturalmente, il softphone per PC. L’utilizzo di un softphone da PC rappresenta una soluzione sempre più diffusa, soprattutto nelle aziende che adottano lo smart working o hanno personale in costante movimento. 

Utilizzo di un softphone da PC: vantaggi, limiti e consigli pratici. Cos’è un softphone e perché interessa a PMI e team ibridi

Ma cos’è esattamente un softphone? Si tratta di un’applicazione software che replica tutte le funzioni di un telefono fisico. Installata sul computer dell’utente, consente di fare e ricevere chiamate tramite internet, utilizzando cuffie e microfono collegati al PC. A livello di utilizzo, l’esperienza è molto simile a quella di un normale telefono: si hanno tastierino numerico, rubrica, cronologia delle chiamate e, nei software più evoluti, funzioni aggiuntive come chat aziendale, videoconferenze o integrazione con gestionali e CRM.

I principali vantaggi di un softphone da PC:

Mobilità e continuità operativa

Il primo beneficio è la possibilità di avere sempre con sé il proprio telefono aziendale, ovunque ci si trovi. Che si tratti di una trasferta, di una giornata di lavoro da casa o di un ufficio temporaneo in coworking, il softphone consente di essere raggiungibili come se si fosse alla scrivania. Questo significa ricevere le chiamate in entrata sul numero aziendale e fare chiamate in uscita mantenendo l’identità professionale dell’azienda, senza dover ricorrere al numero personale. Questo aspetto è cruciale non solo per la percezione esterna, ma anche per la reportistica interna, che traccia tutte le chiamate aziendali in modo centralizzato.

Riduzione dei costi

L’acquisto di telefoni IP fisici comporta un investimento iniziale, che cresce in base al numero di postazioni da attivare. Il softphone, invece, può essere incluso nella licenza del centralino cloud. In scenari con molti interni, questo si traduce in notevoli risparmi sui costi di startup e gestione, senza rinunciare alla qualità professionale.

Rapidità di implementazione

Installare un softphone richiede pochi minuti: basta scaricare l’applicazione, configurarla con le credenziali VoIP fornite e collegare le cuffie. Questo rende la soluzione ideale quando si devono attivare nuovi utenti in tempi rapidi, ad esempio per collaboratori temporanei, stagisti o reparti che si spostano frequentemente. Con i servizi di Voice@work, il provisioning delle credenziali è automatizzato e avviene in pochi passaggi, consentendo una scalabilità senza precedenti.

Integrazione con altri strumenti

Molti softphone offrono funzioni avanzate, come l’integrazione con Outlook, Teams o gestionali aziendali. In questo modo le comunicazioni diventano parte integrante dei flussi di lavoro quotidiani, migliorando l’efficienza e riducendo i tempi di gestione delle chiamate. Le integrazioni native, come quelle offerte da Voice@work, permettono di comporre un numero direttamente dal CRM, visualizzare la scheda cliente all’arrivo di una chiamata o sincronizzare rubriche in tempo reale.

Sostenibilità e riduzione dell’hardware

Un aspetto spesso sottovalutato: utilizzare softphone significa ridurre l’acquisto di dispositivi fisici, con un impatto positivo anche sul piano ambientale. Meno hardware da produrre, spedire e smaltire significa meno rifiuti elettronici.

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Requisiti tecnici di rete e qualità audio

Un’esperienza d’uso ottimale con un softphone dipende in larga parte dalla configurazione tecnica e dalla qualità della rete.

Codec, QoS, jitter, NAT e VPN in mobilità

Per garantire un audio cristallino, il sistema telefonico e la rete devono collaborare in modo efficiente. I codec audio (come Opus, G.711) comprimono la voce per trasmetterla su internet, bilanciando qualità e consumo di banda. Per le comunicazioni professionali, è fondamentale che il centralino cloud supporti codec ad alta efficienza.

• QoS (Quality of Service): Nelle reti aziendali con molto traffico, è cruciale dare priorità ai pacchetti voce. Configurazioni di QoS sulla rete locale (LAN) e sul firewall permettono di assicurare che la voce viaggi senza interruzioni, a discapito di attività meno critiche come il download di file pesanti.
• Jitter e Jitter Buffer: La latenza e la variazione della stessa (jitter) sono i nemici della qualità audio. Un softphone con un buon jitter buffer è in grado di compensare piccole variazioni, garantendo una riproduzione fluida della voce.
• Firewall e NAT (Network Address Translation): Quando si usa un softphone da remoto, come in smart working, le configurazioni del firewall domestico e dell’ufficio possono creare problemi. Il protocollo SIP, infatti, richiede che le porte siano aperte correttamente per instradare le chiamate. Una soluzione professionale, come quella di Voice@work, gestisce in modo intelligente questi aspetti, evitando ai clienti complessi settaggi manuali.
• VPN: L’uso di una VPN aziendale da remoto può garantire maggiore sicurezza, ma può anche aggiungere latenza. È importante testare le prestazioni del softphone sulla rete VPN per assicurarsi che la qualità audio non ne risenta.

Pro Tip: In ambienti d’ufficio con molti utenti, la creazione di una VLAN voce dedicata (una rete virtuale separata) è la soluzione ideale per isolare il traffico telefonico da quello dati, garantendo la massima qualità e sicurezza.

Accessori e settaggi consigliati

La qualità della chiamata è determinata per il 90% dagli accessori e dalla configurazione del PC.

USB vs Bluetooth, cancellazione rumore, hotkey

• Cuffie USB vs Bluetooth: Le cuffie USB offrono generalmente una connessione più stabile e una maggiore qualità audio, essendo meno soggette a interferenze. Le cuffie Bluetooth garantiscono maggiore libertà di movimento, ma è fondamentale scegliere modelli professionali con protocolli specifici per la voce.
• Cancellazione dell’eco e del rumore: Molte cuffie professionali hanno microfoni con tecnologia di cancellazione del rumore (ANC), fondamentale per chi lavora da casa con rumori di sottofondo (bambini, animali domestici, traffico). Un buon softphone, inoltre, include una funzione di cancellazione dell’eco (AEC) per evitare fastidiosi rimbombi.
• Hotkey e tasti funzione: Per chi utilizza il softphone per lavoro intensivo (es. supporto clienti, vendite), la possibilità di utilizzare tasti funzione sulla tastiera o sulla cuffia (per rispondere, mettere in attesa o chiudere la chiamata) è un vero plus in termini di efficienza.

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Softphone vs telefono IP vs app mobile: quando scegliere cosa

La scelta del dispositivo ideale dipende dal ruolo e dalle esigenze di ogni singolo utente.

• Softphone da PC: Ideale per chi lavora principalmente da una postazione fissa (sia in ufficio che da remoto) e ha bisogno di integrare le chiamate con il lavoro al computer. Perfetto per team di vendita, supporto IT e project manager.
• Telefono IP da scrivania: Indispensabile per chi ha bisogno di un dispositivo sempre pronto all’uso, senza dipendere dal PC. È la soluzione classica per reception, uffici di rappresentanza e per chi preferisce l’ergonomia di un telefono tradizionale.
• App mobile: Perfetta per chi è costantemente in movimento (es. agenti di commercio, tecnici esterni). L’app permette di ricevere chiamate sul proprio numero aziendale ovunque ci sia una connessione internet, senza dover installare software su altri dispositivi.

Le soluzioni Voice@work permettono di combinare e mixare tutti questi dispositivi sotto un unico piano di numerazione, consentendo a ogni utente di scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze.

Onboarding utenti e adozione (policy, formazione, test)

L’introduzione di un softphone richiede una pianificazione attenta per garantire una transizione fluida.

• Onboarding: Inizia con un piano di formazione semplice ma completo. Spiega ai tuoi dipendenti i vantaggi, le funzionalità di base e le “best practice” per un utilizzo corretto.
• Call Etiquette: È utile stabilire delle linee guida, ad esempio per l’uso delle cuffie, la gestione delle notifiche o la gestione delle chiamate in entrata.
• Checklist di test: Prima di rendere operativo il servizio, effettua dei test pratici con alcuni utenti pilota:
  • Chiamate interne ed esterne.
  • Test di funzionamento di IVR e code di chiamata.
  • Verifica della qualità audio.
  • Test delle funzioni di registrazione.

Attenzione: Un errore comune è considerare il softphone una semplice app. La sua efficacia dipende dalla stabilità della rete, dalla qualità dell’hardware del PC e dalla formazione degli utenti.

Sicurezza, privacy e registrazioni nel contesto aziendale

La sicurezza è un pilastro fondamentale delle comunicazioni aziendali, specialmente quando si tratta di dati sensibili.

• Crittografia (SRTP/TLS): Assicurati che il tuo centralino cloud e il softphone supportino protocolli di crittografia per la voce (SRTP) e la segnalazione (TLS). In questo modo, le conversazioni sono protette da intercettazioni. Le soluzioni Voice@work garantiscono la massima sicurezza grazie a protocolli standard di settore.
• Gestione credenziali: Le credenziali di accesso al softphone devono essere gestite con la stessa cura di una password aziendale. Il provisioning automatizzato di Voice@work semplifica questo processo riducendo i rischi.
• GDPR e registrazioni: Se la tua azienda registra le chiamate (per qualità o formazione), è fondamentale rispettare il GDPR.
  • Informa l’utente della registrazione (ad esempio, con un messaggio iniziale).
  • Definisci una policy di retention chiara (es. “le registrazioni verranno cancellate dopo 30 giorni”).
  • Limita l’accesso alle registrazioni solo a personale autorizzato.
  • Le soluzioni di Voice@work offrono un sistema di gestione delle registrazioni e policy di retention personalizzabili, per garantirti la massima compliance.

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Domande Frequenti

Si può telefonare dal PC?

Certamente. Installando un’applicazione chiamata softphone e collegando un auricolare, il PC si trasforma in un vero e proprio telefono aziendale, consentendo di effettuare e ricevere chiamate sfruttando la connessione internet e il numero di telefono professionale.

Che cos’è un softphone?

È un software che emula le funzionalità di un telefono fisico. Si installa su computer, tablet o smartphone, si collega al centralino aziendale tramite VoIP e permette di gestire tutte le comunicazioni vocali utilizzando il microfono e gli altoparlanti del dispositivo.

Come collegare un telefono fisso al PC?

Generalmente non si collega un telefono fisso al PC, ma piuttosto il contrario. Un Telefono IP si connette direttamente alla rete e al centralino, senza bisogno del computer. In alternativa, puoi usare un softphone sul tuo PC con cuffie dedicate, o in casi particolari usare un Adattatore Telefono Analogico (ATA) per collegare un vecchio telefono analogico alla rete dati e al centralino VoIP.

Come chiamare gratis da PC a cellulare?

Esistono servizi di chiamata gratuita tramite app consumer che sfruttano internet, ma la qualità audio, la stabilità e la sicurezza non sono garantite per scopi professionali. Per le chiamate aziendali, è consigliabile utilizzare un servizio professionale come quello offerto da Voice@work, che garantisce la massima qualità e un piano tariffario competitivo per le chiamate verso cellulari e fissi, senza sorprese.

Caso pratico: smart working semplificato

Immaginiamo un’azienda con 30 dipendenti, di cui 10 lavorano abitualmente in remoto. Invece di acquistare 10 telefoni IP aggiuntivi, l’azienda decide di attivare softphone su PC per i collaboratori in smart working.

Gli step del progetto:

• Analisi: Il team di Voice@work analizza le esigenze aziendali, valuta le postazioni e i dispositivi dei dipendenti in smart working e consiglia la soluzione migliore.
• Attivazione: Le licenze softphone vengono attivate e le credenziali inviate agli utenti. L’operazione richiede pochi minuti.
• Onboarding: Viene fornita una breve guida e una formazione iniziale sull’utilizzo del softphone e delle cuffie consigliate.
• Monitoraggio: Il responsabile IT monitora le prestazioni del sistema, verifica la qualità delle chiamate e raccoglie feedback dagli utenti.

Il risultato? Risparmio immediato sui costi hardware (nessun acquisto di telefoni), maggiore flessibilità per i dipendenti che possono lavorare da qualsiasi luogo e possibilità di mantenere lo stesso standard di comunicazione aziendale anche fuori dall’ufficio. Questo ha portato a una maggiore produttività e a una gestione delle chiamate più efficiente.

Conclusioni

Il softphone per PC non sostituisce completamente il telefono fisico, ma rappresenta una soluzione strategica per aziende che vogliono combinare mobilità, risparmio e flessibilità. Con la giusta configurazione, accessori adeguati e un partner affidabile, diventa uno strumento efficace che permette di ottimizzare la comunicazione interna ed esterna, adattandosi a modalità di lavoro moderne come lo smart working e il lavoro ibrido. Siamo dei sarti che costruiscono la soluzione e la consegnano chiavi in mano dopo aver fatto con il cliente un’analisi dei suoi bisogni.

L’approccio di Voice@work si distingue dai “carrozzoni” degli operatori tradizionali e dalle soluzioni impersonali che si attivano in autonomia. Non abbiamo vincoli di durata e forniamo un supporto tecnico on-site competente e veloce. Chiamaci allo 0200697070 per un’analisi personalizzata dei tuoi requisiti!

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