Centralino per poliambulatori

Un poliambulatorio è una realtà molto più complessa di un singolo studio medico. Più specialisti, più reparti, agende differenti da coordinare e un volume di chiamate quotidiano molto importante. Quest’ultimo può diventare estremamente difficile da gestire senza un sistema telefonico pensato appositamente. Utilizza un centralino per poliambulatori.

Un centralino VoIP evoluto diventa lo strumento che permette di trasformare una criticità organizzativa in un servizio efficiente per i pazienti.

Costruire un CUP funzionante

Nei poliambulatori strutturati una delle grandi sfide è creare un centro unico di prenotazione (CUP) in grado di gestire le agende dei vari reparti. Il tutto con operatori dedicati alla risposta e organizzati in turnazione per garantire la massima copertura oraria del servizio.

Senza un centralino adeguato il rischio concreto è che le chiamate si accumulino sui pochi operatori. Come conseguenza si avranno tempi di attesa che finiscono per scoraggiare i pazienti e lamentele generali.

Cosa serve a un poliambulatorio

Un centralino progettato per questo contesto deve avere caratteristiche specifiche. E queste sono:

• Risponditore automatico intelligente (IVR). Serve per gestire il flusso di chiamate in arrivo. È attivo 24 ore su 24 anche quando la segreteria è occupata, in pausa o la struttura è chiusa. Dispone di un menu vocale personalizzabile. Il paziente può scegliere l’opzione desiderata in autonomia, come per esempio il reparto o lo specialista di riferimento. Il risponditore filtra le richieste prima che arrivino all’operatore.
• Instradamento verso più reparti o specialisti. È una funzione fondamentale per un poliambulatorio con diverse agende da coordinare. Questo evita che ogni chiamata passi manualmente attraverso un unico centralinista.
• Gestione dei picchi di chiamate. Nelle ore di maggiore afflusso le chiamate vengono distribuite tra gli operatori disponibili. In questo modo si riduce il tempo di attesa.
• Promemoria automatici per gli appuntamenti. Per mezzo di una chiamata vocale o un SMS, viene ricordato ai pazienti il giorno e l’orario della visita. Questo aiuta a ridurre le mancate presentazioni. In una struttura con più reparti quest’ultime hanno un impatto molto significativo sull’organizzazione delle agende.
• Integrazione con il gestionale sanitario. Si possono utilizzare diversi software del settore come ad esempio DoctorManager o MioDottore. Il centralino si integra in modo nativo attraverso le API. Vengono mostrate le anagrafiche dei pazienti durante le chiamate e le agende sono aggiornate in automatico.
• Numero unico anche per una struttura multisede. Se il poliambulatorio ha più sedi, un numero unico centralizza le chiamate in ingresso, smistandole in seguito verso il reparto corretto.

Funzionalità accertata

Diverse strutture sanitarie a Milano hanno scelto le soluzioni VoIP di Voice@work. Un poliambulatorio multisede ha centralizzato le proprie linee integrando il centralino con il gestionale già in uso. In questo modo sono riusciti a ridurre in modo significativo i tempi di attesa telefonica e gli appuntamenti saltati. Questo ha avuto un impatto diretto sulla soddisfazione dei pazienti.

Se sei interessato a installare un centralino per poliambulatori consulta il sito www.voiceatwork.com .

Attivazione rapida e continuità del servizio

Per una struttura che non può permettersi interruzioni, la velocità di attivazione è estremamente importante. Un centralino VoIP cloud può essere reso operativo in circa 24 ore. La configurazione è gestita da remoto, senza bisogno di complesse installazioni hardware. È comunque possibile una soluzione fisica on premise dove si rende necessario.

In caso di imprevisti o guasti un protocollo di disaster recovery ottimamente progettato instrada in automatico le chiamate verso numeri di cellulare o sedi secondarie. In questo caso è mantenuta la continuità anche nelle situazioni più critiche.

Domande frequenti

Un centralino VoIP può gestire le chiamate per più reparti contemporaneamente?

Sì, attraverso un menu vocale personalizzato e regole di instradamento dedicate le chiamate vengono smistate in automatico verso il reparto o lo specialista corretto. In questo modo non c’è la necessità che passino manualmente da un unico centralinista.

Il centralino si integra con i software gestionali già in uso in un poliambulatorio?

Sì, molte piattaforme offrono un’integrazione nativa o tramite API con i principali software sanitari come, ad esempio, DoctorManager o MioDottore. Le agende si aggiornano in modo automatico.

Cosa succede alle chiamate se la struttura ha un guasto tecnico o un’interruzione?

Si attiva un protocollo chiamato disaster recovery che instrada in modo automatico le chiamate verso numeri cellulari o sedi secondarie. In questo modo il servizio è sempre attivo anche in caso di imprevisti