Centralino telefonico VoIP per hotel

Un centralino telefonico VoIP per hotel permette di organizzare in un unico sistema le chiamate degli ospiti, della reception e dei diversi reparti della struttura. Rispetto a un impianto telefonico tradizionale, può essere configurato con maggiore flessibilità, collegato al gestionale alberghiero e utilizzato anche attraverso telefoni IP, computer e dispositivi mobili.

La scelta del centralino, però, deve partire dalle reali modalità di lavoro dell’hotel. Numero delle camere, servizi presenti, orari della reception, eventuali sedi distaccate e software già utilizzati determinano le caratteristiche tecniche necessarie.

Come funziona un centralino VoIP per hotel?

Il centralino VoIP trasmette le comunicazioni attraverso la rete dati utilizzando il protocollo Internet. Ogni camera, ufficio o reparto può essere associato a un interno, mentre le chiamate provenienti dall’esterno vengono distribuite secondo regole definite in fase di configurazione. Un cliente può, per esempio, chiamare il numero principale e scegliere se parlare con:

• reception;
• ufficio prenotazioni;
• ristorante;
• centro benessere;
• amministrazione;
• organizzazione eventi.

Le telefonate interne consentono invece alla reception, alle camere e allo staff di comunicare rapidamente. Il sistema può essere installato nella struttura oppure ospitato in cloud, mantenendo una gestione centralizzata.

La soluzione centralino per hotel di Voice@Work supporta linee VoIP e tradizionali e può essere adattata anche a B&B, residence e resort.

Quali funzioni deve avere?

Un centralino alberghiero deve gestire contemporaneamente le comunicazioni rivolte ai futuri clienti e quelle necessarie durante il soggiorno. Le funzioni più importanti comprendono:

• numerazione interna per camere e reparti;
• trasferimento delle chiamate;
• gruppi di risposta per la reception;
• messaggi di benvenuto;
• risponditore automatico;
• gestione degli orari;
• servizio di sveglia;
• segreteria telefonica;
• deviazione verso cellulari o personale reperibile;
• collegamento tra camere e reception;
• integrazione con il software gestionale;
• gestione di più strutture.

Le configurazioni devono essere semplici da aggiornare. L’apertura stagionale di un servizio, il cambio degli orari del ristorante o l’attivazione di un nuovo reparto non dovrebbero richiedere la sostituzione dell’intero impianto.

Risponditore automatico e gestione delle prenotazioni

Durante i periodi di maggiore affluenza, la reception può ricevere più telefonate contemporaneamente mentre gestisce check-in, check-out e richieste degli ospiti. Un risponditore automatico IVR aiuta a distribuire le chiamate senza costringere il personale a rispondere manualmente a ogni richiesta.

Il menu può indirizzare il chiamante verso l’ufficio prenotazioni, il ristorante o un altro servizio. Fuori dagli orari di apertura può comunicare informazioni utili, raccogliere un messaggio oppure trasferire la chiamata a un numero prestabilito.

Per le strutture frequentate da una clientela internazionale è possibile predisporre messaggi e menu in più lingue. Le opzioni, tuttavia, devono rimanere brevi e comprensibili: un IVR troppo articolato rischia di complicare il contatto invece di agevolarlo.

Integrazione tra centralino e PMS

Uno dei principali vantaggi di un centralino telefonico VoIP per hotel è la possibilità di collegarlo al Property Management System, il software utilizzato per organizzare prenotazioni, camere e soggiorni. In base al PMS e al tipo di integrazione disponibile, il collegamento può facilitare operazioni come:

• associazione tra ospite, camera e interno;
• attivazione o modifica dei servizi telefonici;
• gestione di check-in e check-out;
• programmazione delle sveglie;
• registrazione delle chiamate addebitabili;
• aggiornamento dello stato delle camere;
• personalizzazione di alcune informazioni per l’ospite.

La compatibilità deve essere verificata prima dell’installazione. Non tutti i gestionali utilizzano gli stessi protocolli o consentono le medesime funzioni. Voice@Work prevede soluzioni dedicate al settore alberghiero con possibilità di integrazione con software PMS.

Telefoni nelle camere e dispositivi per lo staff

Anche in presenza degli smartphone personali, il telefono in camera rimane utile per contattare rapidamente reception, room service, manutenzione o altri servizi. Il dispositivo deve essere semplice, resistente e dotato soltanto dei tasti effettivamente necessari.

Per reception e uffici possono essere utilizzati telefoni IP con più linee e tasti programmabili. Il personale in movimento può invece rispondere tramite cordless, softphone o applicazioni installate su dispositivi mobili, se previsti dal progetto.

La compatibilità con telefoni IP e dispositivi mobili consente di differenziare le postazioni: un telefono essenziale nelle camere e terminali più completi per chi deve gestire numerose comunicazioni.

Prima di riutilizzare telefoni già presenti nella struttura occorre verificarne la compatibilità. In alcuni casi è possibile integrarli mediante apparati specifici; in altri può essere più conveniente sostituirli gradualmente.

Centralino cloud oppure installato in hotel?

Un centralino cloud viene ospitato su un’infrastruttura remota e non richiede un server telefonico fisico all’interno dell’hotel. Le configurazioni possono essere gestite a distanza e l’aggiunta di nuovi interni risulta generalmente più semplice.

Una soluzione on-premise viene invece installata su un server o una macchina virtuale presente nella struttura. Può essere indicata quando esistono particolari esigenze di integrazione, controllo dell’infrastruttura o continuità delle comunicazioni interne. La scelta dipende da diversi fattori:

• affidabilità della connessione Internet;
• dimensioni della struttura;
• numero delle camere;
• infrastruttura di rete esistente;
• sistemi da integrare;
• presenza di più sedi;
• risorse tecniche interne;
• esigenze di assistenza.

È possibile anche realizzare configurazioni ibride, mantenendo alcuni collegamenti tradizionali e introducendo progressivamente il VoIP.

Come gestire hotel e strutture multisede

Catene alberghiere, gruppi di appartamenti e strutture con edifici separati possono utilizzare un unico centralino per coordinare più sedi. Il sistema può presentare un solo numero principale oppure mantenere numerazioni differenti, distribuendo le chiamate in base alla struttura scelta dal cliente.

Con un centralino multisede gli interni delle diverse strutture possono comunicare come parte della stessa rete. Anche ufficio prenotazioni e amministrazione possono essere centralizzati, mentre ogni hotel conserva le proprie regole di risposta.

Un progetto costruito intorno all’accoglienza

Voice@Work affronta l’installazione partendo dal percorso reale delle chiamate: chi risponde alle prenotazioni, come vengono contattati i reparti, quali servizi devono essere raggiungibili dalle camere e cosa succede quando la reception non è disponibile.

La soluzione è basata su Asterisk e può essere fornita in cloud oppure on-premise, integrando trunk SIP e linee tradizionali. La possibilità di personalizzare i flussi consente di adattare il sistema a strutture ricettive con dimensioni e organizzazioni differenti, senza imporre una configurazione identica a tutti gli hotel.

Voice@Work, distribuito in Italia da FG&A srl, opera a livello nazionale direttamente e attraverso partner, seguendo progettazione, configurazione, installazione e assistenza.

Per valutare un centralino telefonico VoIP per il proprio hotel è possibile chiamare il 0200697070, scrivere a vendite@voiceatwork.com oppure utilizzare la pagina contatti