Centralino per studio medico

Anche un piccolo studio, con un solo medico, ha bisogno di gestire prenotazioni, richieste di informazioni, pazienti con urgenze varie, tramite telefono. La differenza, rispetto a uno studio più grande, è che nella maggior parte dei casi a rispondere è una sola persona, spesso il medico stesso. Ogni chiamata persa potrebbe significare un paziente che si rivolge altrove. Un centralino per studio medico aiuta a non perdere nessuna chiamata. Inoltre contribuisce a mantenere un’immagine professionale.

Perché anche un singolo studio necessita di un centralino

Un sistema telefonico moderno non è un semplice canale di comunicazione. Incide direttamente sulla qualità del servizio che il paziente percepisce. Ma anche sull’organizzazione della segreteria e sulla stessa redditività dello studio.

Anche se piccolo uno studio deve:

• Gestire i picchi di chiamate al mattino.
• Ridurre le mancate presentazioni.
• Garantire la reperibilità in caso di urgenze.
• Tenere traccia delle comunicazioni.

Le funzionalità di un centralino utili anche in uno studio singolo

Viste tutte le necessità appena esposte, ecco le funzionalità che un centralino deve avere anche in uno studio singolo:

• Risponditore automatico intelligente (IVR). Gestisce il flusso di chiamate 24 ore su 24, anche quando il medico è in visita, pausa pranzo o lo studio è chiuso. Dispone di un menu vocale con scelta numerica per le varie opzioni disponibili.
• Pop-up anagrafico. Se arriva una chiamata da un numero già presente in anagrafica, sul PC si apre in automatico la scheda del paziente. Qui è presente lo storico e anche le eventuali note. Si rivela molto utile per chi lavora da solo e deve richiamare a mente la situazione del paziente.
• Click-to-call. È possibile chiamare un paziente direttamente dalla sua scheda sul gestionale con un semplice clic.
• Promemoria automatici. Vengono inviati SMS o messaggi vocali 24-48 ore prima della visita. Questa si è rivelata una delle strategie migliori per ridurre gli appuntamenti mancati.
• Comunicazioni programmate. È possibile impostare messaggi per campagne informative, quali una vaccinale ad esempio, o per comunicazioni dell’ultimo minuto. Se si presenta un imprevisto che comporta lo spostamento degli appuntamenti, questa funzione si rivela estremamente utile.

Attivazione in 24 ore e nessun vincolo contrattuale

Un aspetto molto importante per un piccolo studio è la flessibilità. Un centralino VoIP in cloud non lega l’utente a contratti di lunga durata. Spesso le linee analogiche tradizionali richiedono invece almeno 24 mesi di adesione. L’attivazione è gestita in media in 24 ore. Questo non ha nessun impatto sull’operatività dello studio. La configurazione è gestita da remoto.

Sicurezza e continuità anche per il singolo professionista

La sicurezza è molto importante anche per un piccolo studio. Un centralino VoIP affidabile prevede backup automatici, crittografia e monitoraggio costante del servizio.

Se lo studio dovesse cambiare sede, il numero di telefono resta attivo ovunque sia presente una connessione internet. In questo modo viene evitata la perdita di chiamate durante il trasloco. Inoltre non sarà necessario dover comunicare il nuovo contatto a tutti i pazienti già acquisiti.

Voice@work è specializzata in soluzioni di telefonia VoIP e centralini cloud su misura per il settore sanitario. Può vantare esperienza diretta nell’affiancare studi medici, anche di un solo professionista, nella configurazione del sistema migliore per le varie esigenze. Visita il sito www.voiceatwork.com per conoscere a fondo l’azienda e scoprire le soluzioni più adatte a te.

Domande frequenti

Un centralino VoIP conviene anche per uno studio medico con un solo professionista?

Sì, anche in questo caso aiuta a non perdere le chiamate quando il medico è in visita o in pausa. Gestisce inoltre i promemoria per ridurre le mancate presentazioni alle visite e mantiene un’immagine altamente professionale nei confronti dei pazienti.

Posso mantenere il mio numero attuale se passo a un centralino VoIP?

Sì, grazie alla portabilità il numero esistente può essere mantenuto. Nei rari casi dove non fosse possibile, si può impostare un trasferimento di chiamata sul nuovo numero VoIP.

Serve per forza una connessione internet per usare il centralino?

Sì, il sistema funziona tramite rete dati. Se lo studio non dovesse disporre di una connessione stabile è possibile attivare una connettività aziendale dedicata e affidabile